PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION
La planeación o planeamiento es un accionar
que está vinculado a planear. Este verbo, por su parte, consiste en elaborar un
plan.
A través de la planeación, una persona u
organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para
llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una duración muy variable
dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos
con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas.
Toda planeación consta de distintas etapas,
ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la
planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el
análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberá
escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en
cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan.
Cabe resaltar que, en un sentido amplio, la
planeación se realiza casi a cada momento, incluso en el día a día. Por
ejemplo, cuando una persona decide tomar un taxi para llegar a un cierto lugar,
habrá planeado cómo viajar de forma más rápida y efectiva. Sin embargo, también
se puede realizar a largo plazo y con decisiones que involucren a miles de
personas, como puede ser el caso de la planeación llevada a cabo en una gran
corporación multinacional.
Las características de la planeación, por supuesto, dependerán del
contexto; no es igual la toma de decisiones que realiza una familia cuando
organiza un viaje de vacaciones que el proceso planificado por el gerente de
una empresa para lanzar un nuevo producto al mercado. Sin embargo, su éxito
dependerá del grado de conocimiento, análisis e intuición de quienes la
ejecuten, y en ambos casos se podría dar un meticuloso plan de acción, sin
importar la formalidad de cada uno.
ALGUNAS CLASIFICACIONES
Es posible clasificar la planeación de
distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la
especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación:
ü Planeación estratégica: la
realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y
externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a
largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su
inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas
publicitarias.
ü Planeación táctica: suele
relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para
sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo
previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando
la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes
(bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se
trazó en un principio.
ü Planeación operativa: se
refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para
la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan
de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para
el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el
departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su
líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide
cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera.
ü Planeación normativa: se trata
de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de
una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de
trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que
se trabaje de manera ordenada.
ü Planeación interactiva: es la más
utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar
soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar
dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura
necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para
conseguir esos recursos.
CARECTERISTICAS DE LA PLANIFICACION
- Tiene
carácter prospectivo. Es decir concierne al futuro
- Debe
de existir una relación plausible de causalidad entre acciones y
resultados: Las decisiones que se tomen en planificación siempre tienen
que estar relacionadas con el objetivo que se pretenda conseguir.
- Está
orientada a la acción: Es un proceso continuo y dinámico que debe esta
orientado a la acción con el fin de conseguir cambiar (para mejorar) la
situación actual. No debe ser un documento teórico que se archiva y nadie
usa en el día a día y debe en todo ir acompañada en cualquier caso de la
dotación de recursos necesarios para llevar a cabo lo planificado.
- Naturaleza
multidisciplinar: Debe realizarse por profesionales de diferentes
disciplinas ya que las diferentes perspectivas de los mismos enriquecen el
proceso planificador y permite obtener mejores resultados tanto en el
análisis como en la ejecución de lo planificado.
DIFICULTADES
DE LA PLANEACIÓN
- Falta
de información formal ya que en numerosas ocasiones los datos necesarios
para planificar no están disponibles y hacer estudios específicos para
conseguirlos puede ser muy caro o imposible.
- Necesidades
superiores a los recursos disponibles.
- La
gestión cotidiana ocupa todo el tiempo, lo que lleva a solucionar
puntualmente los problemas sin reflexionar sobre su origen.
- Tendencia
a usar soluciones ensayadas en otros contextos donde han dado resultado,
debe siempre tenerse en cuenta el entorno en el que trabajamos, no siempre
las soluciones son útiles sin un proceso de adaptación a la propia
realidad.
- El
entorno se modifica rápidamente, la sociedad avanza rápido y los cambios
en las pautas culturales son cada vez mayores y hacen que debamos cambiar
nuestras formas de trabajar si queremos dar respuesta a las necesidades
sociales.
- Existencia
de grupos de presión. El planificador no está solo, la sociedad le va a
exigir que de una respuesta adecuada y que tenga en cuenta lo que opinan
los diferentes grupos sociales, por lo que la participación es importante,
no se puede planificar de forma aislada.
ETAPAS DEL
PROCESO DE PLANEACIÓN
- Identificar los problemas. Determinar
necesidades
- Establecer prioridades. Seleccionar la
mejor elección.
- Fijar los fines.
- Fijar objetivos generales y específicos
- Determinar las actividades para alcanzar
los objetivos.
- Proveer los recursos necesarios
- Fijar los objetivos operativos.
- Poner en marcha del programa.
ORGANIZACIÓN
En estos momentos vamos a proceder a llevar
a cabo el análisis del término organización que nos ocupa pero antes de eso es
importante que conozcamos el origen etimológico del mismo para así entender
mejor su significado. En este sentido, tenemos que subrayar que esta palabra
procede del griego organón que puede traducirse como “herramienta o
instrumento”.
Una organización es un sistema diseñado
para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar
conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones
específicas.
En otras palabras, una organización es un
grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en
el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.
Cabe destacar que una organización sólo
puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar
en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan
mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los
propósitos.
Asimismo es fundamental que para que esas
organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que
puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una
red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los
económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles.
Las agrupaciones ciudadanas que son creadas
para cubrir alguna necesidad social son denominadas organizaciones civiles. Los
partidos políticos, los sindicatos, los clubes deportivos y las ONGs son
organizaciones civiles.
En el caso de las ONG´s (Organizaciones No
Gubernamentales) hay que subrayar el hecho de que existen multitud de ellas en
todo el mundo. Se caracterizan porque no dependen de ningún gobierno y porque
pretenden conseguir el bienestar del ser humano desde diversos puntos de vista.
Así, por ejemplo, nos encontramos con ONG´s
que apuestan por mejorar las condiciones laborales, el medioambiente, la
participación ciudadana y la investigación científica. Sin olvidarse tampoco de
las que apuestan por la ayuda humanitaria, la protección de la infancia o la
tercera edad.
En cambio, las organizaciones que son
creadas por el Estado para desarrollar tareas sociales son conocidas como
organizaciones gubernamentales. Las mismas son dirigidas desde el gobierno y se
financian con fondos públicos.
No obstante, también pueden realizarse
otras muchas clasificaciones de organizaciones en base a otros diferentes
criterios. De esta manera, podemos catalogarlas por su localización (local,
regional, nacional o internacional), su propiedad (privada y pública), su
tamaño (pequeña, mediana o grande) e incluso por su finalidad (con ánimo de
lucro y sin ánimo de lucro).
Por último podemos referirnos al término
organización de empresas, que hace referencia a la estructura organizativa del
trabajo en el ámbito empresarial. Existen varios elementos que son claves en
esta estructura, como la burocracia, la especialización del empleo, la
departamentalización, la cadena de mano, la descentralización y la
formalización.
La forma en que se organizan las empresas
es estudiada por una ciencia administrativa denominada administración de
empresas, que estudia la forma en qué se gestionan los recursos y procesos.
Esta administración es considerada como la base del funcionamiento de una
empresa.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.
·
Subdividir
el trabajo en unidades operativas (departamentos)
·
Reunir
los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los
requisitos del puesto.
·
Seleccionar
y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
·
Utilizar
y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
administración..
·
Proporcionar
facilidades personales y otros recursos.
DIRECCION
Dirección es la acción y efecto de dirigir
(llevar algo hacia un término o lugar, guiar, encaminar las operaciones a un
fin, regir, dar reglas, aconsejar u orientar). El concepto tiene su origen en el
vocablo latino directo.
El camino o el rumbo que sigue un cuerpo en
su movimiento y la línea sobre la que se mueve un punto se conocen como
dirección. Por ejemplo: “El individuo salió de la casa y caminó en esa
dirección antes de perderse entre los peatones”, “Si quieres llegar a la playa,
tendrás que caminar en la dirección contraria”, “Si hubiera seguido en esa
dirección, me habría precipitado al vacío”.
Otro uso de la noción de dirección hace
referencia a la enseñanza y el consejo con que se encamina a una persona:
“Tiene un gran talento natural, pero necesita la dirección de un hombre
experimentado”, “No tengas dudas: con mi dirección, tu presentación será un
éxito”.
La dirección también es la actividad que
consiste en orientar las acciones de una empresa, una organización o una
persona hacia un determinado fin. El director debe fijar metas, tomar
decisiones y guiar a sus subordinados: “La empresa ofrece productos de gran
calidad, pero evidencia importantes fallas en su dirección”, “La dirección de
la compañía quedó en manos del Dr. Ramón Filkenstein”, “Desde que el portugués
se hizo cargo de la dirección técnica del equipo, las victorias son mucho más
frecuentes”.
Dirección
de orquesta
Se conoce con el nombre de dirección de
orquesta a la utilización de ciertas técnicas para guiar a un grupo de músicos
en la ejecución de una obra, con el objetivo de que el resultado sea fiel a las
intenciones del compositor, según se expresa en la partitura.
Esta disciplina comenzó con la dirección de
cantantes durante la Edad Media y se volvió más compleja con la aparición de
los instrumentos creados por el ser humano, cuya combinación con las voces
acarrearon una serie de desafíos mayores, dada la mayor variedad polifónica y
polirrítimica. Fue entonces que surgió la idea de utilizar un bastón para
indicar constantemente el ritmo a los músicos, y esto podía hacerse
silenciosamente o con pequeños golpes.
Sin embargo, dado que el bastón tenía un
tamaño bastante mayor a la herramienta utilizada hoy en día, el cual recibe el
nombre de batuta, su uso causó diversos accidentes de variada gravedad, y poco
a poco su diseño fue cambiando para adaptarse a las necesidades de los
directores.
Cabe mencionar que a lo largo del siglo
XVII y hasta el XVIII, era muy común que los compositores dirigiesen las
representaciones de sus propias obras. Pero esto no siempre era posible; en
esos casos, lo más usual era pedir a uno de los músicos que cumpliera el rol de
director (por lo general, se optaba por el primer violín o por la persona a
cargo del bajo continuo).
Fundamentalmente, la dirección de orquesta
se apoya en tres tipos de técnicas:
ü gestuales: diferentes
patrones de movimiento de la batuta para dibujar en el aire el ritmo y dar
diversas indicaciones;
ü psicológicas: se
esconden en la conexión que el director establece con los músicos y el público,
y buscan agregar a la interpretación los matices emocionales de las obras;
ü de ensayo: todas las
herramientas que utiliza el director durante las sesiones de práctica para
conseguir que los músicos se interesen en la obra y que superen todos los
desafíos técnicos que encuentren a lo largo del camino.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE LA DIRECCIÓN
- Poner
en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la
decisión.
- Conducir
y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
- Motivar
a los miembros.
- Comunicar
con efectividad.
- Desarrollar
a los miembros para que realicen todo su potencial.
- Recompensar
con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
- Satisfacer
las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
- Revisar
los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
CONTROL
La palabra control proviene del término
francés controle y significa comprobación, inspección, fiscalización o
intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y
preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.
El control, por otra parte, es la oficina,
el despacho o la dependencia donde se controla. Por eso puede hablarse de
puesto de control.
Al dispositivo que permite regular a
distancia el funcionamiento de un aparato, se lo conoce como control remoto (o
mando a distancia). Este tipo de dispositivos posibilita el manejo del
televisor o del reproductor de DVD, por ejemplo.
La torre de control, por otro lado, es un
edificio en forma de torre desde donde se controla el tráfico de un aeropuerto
o de un puerto. La sala de control se sitúa en su parte superior, ya que la
ubicación y la altura de la torre son esenciales para la visualización de la
zona que se pretende controlar.
Otro tipo de control es el control de la
natalidad, formado por los mecanismos de limitación del número de nacimientos.
En cuanto al control de tracción, se trata
de un sistema de seguridad automovilística diseñado para prevenir la pérdida de
adherencia del vehículo, que puede suceder cuando el conductor acelera en
exceso o cuando realiza un cambio violento en la dirección.
Por último, cabe destacar que Control es
una película británica dirigida por Anton Corbijn y estrenada en 2007. El film
se centra en la vida de Ian Curtis, el fallecido cantante de la banda de
post-punk Joy Division.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
- Comparar
los resultados con los planes generales.
- Evaluar
los resultados contra los estándares de desempeño.
- Idear
los medios efectivos para medir las operaciones.
- Comunicar
cuales son los medios de medición.
- Transferir
datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
- Sugerir
las acciones correctivas cuando sean necesarias.
- Informar
a los miembros responsables de las interpretaciones.
- Ajustar
el control a la luz de los resultados del control.
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