GTC 185

DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

Los documentos organizacionales son la forma de comunicarnos con los clientes externos e internos por ello la importancia de una adecuada elaboración y su uso correcto.

TIPOS DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

·        Cartas

·        Memorandos

·        Circulares

·        Actas

·        Informes

·        Constancias

PARA QUE SIRVEN?

Son la carta de presentación de las organizaciones y facilita la comunicaciones con los clientes.

NORMATIVIDAD

La norma 185 nos presenta los lineamientos para la elaboración de los documentos organizacionales.

ACTAS

Son documentos que plasman los acuerdos realizados en reuniones o cualquier tipo de evento.

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).

Existen cartas con remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

ESTILOS DE CARTA

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

·        Formal: por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

·        Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

·        Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

·        Muy formal: en estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).

·        informativo: informar de eventos, fiestas o acontecimientos, etc.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA FORMAL

·        Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

·        Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

·        Posee una actitud cortés y amable.

·        Busca impresionar positivamente al destinatario.

·        Busca una reacción favorable a los intereses del remitente

·        Busca dar información completa.

CARACTERÍSTICAS LINGÜÍSTICAS DE LA CARTA

·        Utiliza frases cortas y variadas.

·        Recurre a un vocabulario exacto y cortés.

·        Usa oraciones completas organizadas correctamente.

·        No abrevia las palabras.

·        Utiliza una puntuación adecuada.

·        Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

PARTES DE LA CARTA

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos

·        Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.

·        Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

·        Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.

·        Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

·        Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

Las cartas también pueden incluir:

·        Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

·        Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

·        Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

·        Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

·        Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

·        Antefirma: razón social o denominación de la causa.

·        Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has olvidado de explicar o quieras aclarar.

·        Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

·        Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

SOBRES COMERCIALES

Sobre Comercial Clasificación Es una cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.

Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. MODELOS Actualmente existen los siguientes modelos:

·        Modelo 1. Sobre para Carta Comercial

·        Modelo 2. Sobre para tarjetas

·        Modelo 3. Sobre de Manila 1.1 Sobre con ventanilla

v  1.2 Sin ventanilla

v  3.1 Media Carta

v  3.2 Carta

v  3.3 Oficio

v  3.4 Extra Oficio

TERCIO IZQUIERDO

Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.

TERCIO CENTRAL

El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.

TERCIO DERECHO

 Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos.

PARTES DEL SOBRE

DATOS DEL REMITENTE: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

DATOS DEL DESTINATARIO: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

TRATAMIENTO: título académico, con mayúscula inicial

NOMBRE: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

CARGO: se escribe con mayúscula inicial.

EMPRESA: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

DIRECCIÓN O APARTADO: se utiliza una de las dos.

DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional.

·        Empresa remitente

·        Ciudad remitente

·        Tratamiento

·        Nombre del destinatario

·        Cargo

·        Empresa

·        Dirección

·        Destino

·        Dirección y teléfono del remitente

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

·        Tratar un solo tema.

·        Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.

·        Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

·        Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

·        Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.

·        Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CLASES DE CIRCULARES

a circular general se dirige a un grupo específico de personas.

La carta circular está dirigida en forma personalizada.

PARTES

ENCABEZADO: De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

CÓDIGO: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

ENCABEZAMIENTO Y DESTINATARIOS: De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

EJEMPLO

Para directores y subdirectores regionales

ASUNTO: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

SALUDO: Se incluye en el inicio del texto.

TEXTO: Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

DESPEDIDA: Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

Remitente y firmas responsables

Líneas especiales:

·        Anexo

·        Copia

·        Trascriptor

IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

MEMORANDOS

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición...etc.

Un memorándum puede tener solo una cierta cantidad de formatos; puede tener un formato específico para una oficina o institución. Específicamente en la ley, un memorando es un registro de los términos de una transacción o contrato, como un memorando de política, memorando de entendimiento, memorando de acuerdo o memorando de asociación. Los formatos alternativos incluyen memos, notas informativas, informes, cartas, carpetas, etc. Podrían ser de una página o muchos. Se pueden considerar como literatura gris. Si el usuario es un ministro de gabinete o un ejecutivo sénior, el formato puede estar rígidamente definido y limitado a una o dos páginas. Si el usuario es un colega, el formato suele ser mucho más flexible. En su nivel más básico, un memorándum puede ser una nota manuscrita para el supervisor. En los negocios, las firmas suelen usar un memorando para la comunicación interna, a diferencia de las cartas que normalmente son para comunicación externa. Por lo tanto, podemos considerar memorandos como un proceso de comunicación ascendente a través del cual cualquier queja, problema, opinión, punto de vista y sugerencia se presentan al nivel autorizado.

Memorandos Informativos

·        Los memorandos a los empleados suelen tener como objetivo informar a las masas por lo tanto, si un nuevo empleado entra en la empresa, la gestión enviará una nota para introducir a esta persona y explicar su función.

·        Los memorandos pueden informar a los empleados acerca de una nueva política o un cambio en la estructura de informes para la empresa también; y las notas informativas proporcionan datos generales y detalles sobre el personal, las políticas y los acontecimientos.

Memorandos de Directiva

Algunas notas son directamente para que los empleados hagan algo o cambien un comportamiento y la nota podría explicar una cuota no satisfecha o un aumento de los gastos que no ha sido satisfecha por el departamento de contabilidad.

·        El Departamento de Recursos Humanos puede enviar un código de vestuario revisado o específico, y por lo general, el propósito de estas notas es alertar a los empleados de un posible problema o desafío del que tienen que ser conscientes, o superar porque hay una acción esperada o implícita.

Memorandos de Aclaración

Una nota aclarando podría empezar diciendo que "Ha llegado a nuestra atención que... ".y el objetivo es ofrecer una explicación más detallada sobre la política o incluso discutir un rumor que esté circulando, y que debe ser atendido a la mayor brevedad para evitar que se extienda de una manera incontrolable.

Las notas aclaratorias pueden ofrecer más explicaciones o añaden información sobre una nota anterior. En algunos casos la administración enviará un memorándum legal sobre la actualización o modificación de la política de empleados o regulación de los mismos.

Alternativamente, un grupo de empleados puede crear una nota para aclarar algo dicho por un supervisor o para aclarar expectativas que tienen en zozobra a los empleados que han sido amenazados con un eventual traslado a otra de las factorías que queda retirada como a 600 kilómetros y tendrían que mudarse con su familia.

Memorandos de Respuestas

·        Un memorando de respuesta responde a una solicitud de otro departamento o un grupo de empleados, como un comité, y esto puede corresponder a un cambio de hora de reunión o reordenación de oficinas.

·        Documentar la solicitud y lo que ocurrirá o no ocurrirá como resultado de la respuesta, es lo que están esperando los empleados de todos los niveles que pueden escribir y enviar este tipo de nota a la gerencia de relaciones laborales, quien debe responder la nota de protesta.

Memorandos Sociales

Los memorandos sociales avisan de comidas de trabajo en los próximos días, con la idea de que todos los días voluntarios, o comidas informales programadas en los diferentes departamentos se logren de forma óptima.

Las organizaciones más pequeñas pueden no tener el tiempo para poner este tipo de información en una nota, y no por esta razón es que no lo hacen; sino que prefieren invertir quizás un poco más e invitar a sus trabajadores a preparar una suculenta comida en un club social donde puedan participar todos los empleados junto con sus familiares.

ACTAS

Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuales han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Características

Para la realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización. Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores más comunes que son: el exceso de detalles o la omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.

Partes

·        Título: El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012.

·        Introducción: La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende :lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario,si los que concurren son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo.

·        Texto: Éstas deben contener solamente la siguiente información;los asuntos tratados en la sesión,la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados.Además ,cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión Y nada más, Concreto y preciso.

·        Cierre de Acta: Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado.Señala la hora en la cual concluye este acto.

·        Firmas de los que aceptan el acta: Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes por sólo el presidente y el secretario.

IMFORMES

Un informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

Características Principales

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes como:

·        Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe (no es estrictamente necesario).

·        "Objetivo": Que se va a llevar a cabo y como.

·        Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.

·        Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.

·        Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.

·        Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.

Formato

En cuanto a un formato, los informes varían desde un punto de vista que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, notas al pie de la página, hipervínculo y referencias; u otro tipo específico, redacción del informe como una sola unidad, donde se expone la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están marcadas sus partes, aunque carezcan de esto.

El formato también varía en la información que este contenga y que sea necesario.

Tipos de informe

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

·        Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.

·        Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología , antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.

·        De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.

·        Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en:

·        Expositivos: contienen una información, una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.

·        Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción (ya realizada o, al menos, proyectada). (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.

·        Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría).

MENSAJES ELECTRONICO

Es el recado que se envía por medio de un medio electrónico, es decir, por medio de la computadora, o del teléfono celular a través de INTERNET, la red informática mundial.

A este medio de comunicación se le llama

Correo electrónico

Que se trata de un correo en el que no se utiliza papel para comunicarse con los demás, sino un medio electrónico.

Características y Redacción

Partes: De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la Internet, a continuación de identifican las partes de correo electrónico.

Encabezamiento: De (from). Informa a los receptores quien es el remitente del mensaje.

Para: (To) indica la dirección del correo.

Asunto: (Subject). Es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo mas descriptiva posible del contenido del mensaje.

Cuerpo del texto: Se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.

Se recomienda escribir el mensaje con las reglas básicas de ortografía.

Se recomienda utilizar al final de cualquier mensaje el nombre.

También se puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono, la extensión como otros.

Recomendaciones:

1. Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.

2. Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.

3. Se recomienda utilizar las letras Mayúsculas solo en los casos necesarios.

4. Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.

5. Se recomienda identificar a la persona a quien va dirigido el correo.

6. Se recomienda utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envié o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto a fin de no publicar direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura.

7. Se debería utilizar con prudencia la lista de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correos electrónicos a personas que no necesitan un mensaje determinado.

8. Se recomienda ser breve. Los mensajes deberían ser cortos y precisos.

9. Se recomienda tener cuidado con los archivos adjuntos.

10. Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, si no los compatibles con la internet, por que hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.

CERTIFICADOS

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser penado por la ley.

TIPOS DE CERTIFICADOS

Certificado digital

Un certificado digital o certificado electrónico es un fichero informático firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación, considerado por otras entidades como una autoridad para este tipo de contenido, que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante, de forma que únicamente puede firmar este firmante, y confirma su identidad. Tiene una estructura de datos que contiene información sobre la entidad (por ejemplo una clave pública, una identidad o un conjunto de privilegios). La firma de la estructura de datos agrupa la información que contiene de forma que no puede ser modificada sin que esta modificación sea detectada.

Certificado de calidad

Una gestión de servicios que se ofrecen, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.

Si bien el concepto de Sistema de Gestión de la calidad nace en la industria de manufactura, estos pueden ser aplicados en cualquier sector tales como los de Servicios y Gubernamentales. En particular, Zeithmal, Parasuraman y Berry (1993) diseñaron el "modelo de las deficiencias" en la gestión de la calidad en las empresas de servicios.

Certificado de depósito

El Certificado de Depósito, conocido o identificado como CD o CeDe, es un documento financiero que acredita la propiedad de mercancías o bienes depositados en el almacén que lo emite.

Con base a la Ley General de Instituciones de Crédito, las instituciones bancarias en México y los Almacenes Generales de Depósito registrados y auditados por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores están autorizados para expedir estos títulos.

Las constancias, recibos o certificados que otras personas o instituciones expidan para acreditar el depósito de bienes o mercancías, no producirán efectos como títulos de crédito. Este documento puede ser transmitido por vía endoso, y otorga al tenedor del mismo derechos sobre la mercancía que ampara el documento.

Certificado de Aptitud Pedagógica

El Certificado de Aptitud Pedagógica (CAP) era el requisito indispensable en España para que los licenciados, ingenieros, arquitectos o equivalentes puedan ejercer la enseñanza secundaria según la ley orgánica 1/1990 de 3 de octubre, de Ordenación General del Sistema Educativo (LOGSE). También se suele denominar CAP al Curso de Aptitud (o Adaptación) Pedagógica que conduce a su obtención.

Certificado de Español: Lengua y Uso

El Certificado de Español: Lengua y Uso (CELU) es un certificado de español como lengua extranjera que tiene como objetivo certificar la capacidad de un hablante no nativo para desempeñarse en español. Se ofrece en Argentina desde 2004 por el Consorcio Interuniversitario para la Evaluación del Conocimiento y Uso del Español como Lengua Extranjera, integrado por diecinueve universidades de ese país.

CONSTANCIA

En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

·        Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

·        Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

·        Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

HOJA DE VIDA

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada el por el departamento de talento humano de la compañía. Además de ser la relación de los datos personales.

Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

Es la relación de datos personales la información laboral, académica y las experiencias de una persona esta será registrada y conservada en la organización para la cual laboran. 

El formato único de hoja de vida para el sector público es el desfallecido para el decreto 1145 del 2004 por el departamento administrativo de la función publica.

La documentación debe ser conservada y administrada por la aplicada de la gestión del talento humano

Elaboración de una hoja de vida

De manera genérica no existe un modelo específico a seguir. Aquí le proponemos algunas orientaciones que pueden serle de gran utilidad a la hora de redactar su hoja de vida. En Colombia la institución que establece y actualiza periódicamente las reglas técnicas para elaborar correctamente una hoja de vida es el ICONTEC. Al respecto, puede consultar la Norma Técnica Colombiana NTC4228.Ahora bien, existen varios tipos de hoja de vida que también puede usar, lo importante es quesea clara, breve, sencilla, concreta y verdadera. Los datos que siempre debe contener son los siguientes:

1.    Datos personales

2.    Nombre y apellidos

3.    Edad

4.    Dirección

5.    Ciudad

6.    Teléfono (también el número celular)

7.    E-Mail

8.    Formación académica

9.    Cursos de extensión

10. Experiencia profesional y laboral

11. Nivel de idiomas e informática

12. Fecha

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocios.

Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios

La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.

INCLUYE

Logotipo de la  organización Razón social completa con e acrónimo o sigla que lo representa Nombres y apellidos del funcionario o directivo que va a utilizar la tarjeta Cargo que desempeña Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web lo tiene, ciudad, municipio, país.

PARTES

Pueden ser impresas en 1, 2 o 3 colores o en selección de color, es decir, en 4 colores.

El diseño pude ser vertical u horizontal

Puede ser impresa en uno o ambos lados.

Esto último no es muy común, ya que la gente solo suele ver el frente delas tarjetas de presentación.

Pueden ser impresas en diferentes sustratos o tipos de papel como brillante, mate, liso o grabado.

Características

Social: Consta tu nombre, dirección, teléfono o email.

Profesional o comercial: Además delos datos anteriores, consta del cargo que tiene dentro de un empresa o la profesión con datos pertinentes.

TIPOS

TARJETAS DE PRESENTACIÓN

Facilitan a quien las recibe el contactar al servidor requerido.

en ella es importante incluir distintivos (logotipo) de la organización

e información veraz del colaborador que va a usar la tarjeta.

Para su elaboración, en el papel se usaran,

los colores azul y blanco, en tono claro,

con el logotipo alineado a la derecha

y la respectiva información de la organización.

INVITACIÓN

En ella es importante incluir los datos como día, hora fecha dirección

y el nombre de quien invita.

Para su elaboración se usara, papel de colores pastel,

en donde se pueda ver con claridad la información; y su tamaño

será ejecutivo ( 18,41cm x 26,67).

AGRADECIMIENTO Y FELICITACIÓN

expresan gratitud. para su elaboración es importante mencionar el motivo del agradecimiento,

nombres y apellidos de quien envía así como de quien recibe los agradecimientos, y ciudad o municipio y fecha.

Estas serán elaboradas en hoja Kimberly

tamaño estamento (13,97cm x 21,59cm), y

se entregaran en sobres recatadamente

decorados con los colores blanco y azul,

sin olvidar la formalidad pero siendo

creativos.

TRABAJO ESCRITO